Privacy Policy di Syndico.it
1. Titolare del Trattamento
Coderit s.r.l.
Sede legale: via Aosta 4
Partita IVA: IT10941240961
Email: amministrazione@coderit.it
PEC: coderit.startup@pec.it
2. Introduzione
La presente Privacy Policy descrive le modalità di trattamento dei dati personali
degli utenti che utilizzano la piattaforma web Syndico.it (di seguito "Piattaforma"),
dedicata agli studi di amministrazione condominiale per la gestione dei contratti condominiali.
Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
3. Tipologie di Utenti e Dati Trattati
3.1 Amministratori di Condominio (Account Studio)
Dati raccolti:
- Dati identificativi: nome e cognome del titolare dello studio, ragione sociale dello studio
- Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono
- Credenziali di accesso: username e password (crittografata)
- Dati fiscali: partita IVA, codice fiscale
- Indirizzo dello studio professionale
Finalità del trattamento:
- Creazione e gestione dell'account sulla Piattaforma
- Erogazione dei servizi di supporto alla gestione condominiale
- Comunicazioni relative al servizio
- Adempimenti fiscali e contabili
Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR)
3.2 Sub-account creati dagli Studi per i propri collaboratori
Dati raccolti:
- Dati identificativi: nome, cognome
- Credenziali di accesso: username e password (crittografata)
- Email (facoltativa)
Finalità del trattamento:
- Gestione degli accessi alla Piattaforma
- Collaborazione nella gestione condominiale
Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
3.3 Tecnici e Fornitori
Dati raccolti:
- Nome e cognome
- Numero di telefono
- Categoria professionale (es. idraulico, elettricista)
- Cronologia degli interventi
- Dati identificativi dell'azienda per cui il Tecnico o il Fornitore lavora
Finalità del trattamento:
- Invio di messaggi WhatsApp per coordinamento interventi di manutenzione e riparazione
- Gestione delle richieste di intervento
- Storico degli interventi effettuati
Base giuridica: consenso esplicito dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR)
Nota importante: Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento contattando lo studio di amministrazione condominiale che ha inserito i dati o il Titolare del trattamento.
3.4 Condomini (se applicabile)
I dati dei condomini sono trattati dagli amministratori di condominio in qualità di Titolari autonomi del trattamento. Syndico.it agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
4. Modalità di Trattamento
I dati personali sono trattati con strumenti elettronici e informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e mediante l'adozione di misure di sicurezza adeguate a garantire:
- Cifratura dei dati sensibili (password)
- Backup regolari
- Controlli di accesso basati su ruoli
- Protezione contro accessi non autorizzati
- Isolamento dei dati tra tenant (architettura multi-tenant)
5. Architettura Multi-tenant
La Piattaforma adotta un'architettura multi-tenant, che garantisce:
- Isolamento dei dati: ogni studio di amministrazione accede esclusivamente ai propri dati
- Segregazione logica: impossibilità di accesso incrociato tra diversi tenant
- Sicurezza condivisa: infrastruttura comune con misure di sicurezza centralizzate
6. Comunicazione e Diffusione dei Dati
I dati personali non sono oggetto di diffusione. Possono essere comunicati a:
- Provider di servizi tecnici: per l'hosting e la manutenzione della Piattaforma (nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR)
- Servizi di messaggistica: per l'invio di messaggi WhatsApp ai tecnici (Meta/WhatsApp Business API e WhatsApp Web)
- Autorità competenti: su richiesta motivata per adempimenti di legge
7. Trasferimento Dati Extra-UE e Integrazione WhatsApp
I dati sono conservati su server ubicati nell'Unione Europea.
7.1 Integrazione WhatsApp
La Piattaforma offre la possibilità di integrare l'invio di messaggi WhatsApp per contattare i tecnici. È importante precisare che:
-
L'invio avviene tramite l'account WhatsApp personale dell'Amministratore di Condominio o del Sub-account
-
Gli utenti utilizzano il proprio dispositivo e la propria app WhatsApp, di cui hanno già accettato i termini e condizioni d'uso di Meta/WhatsApp
-
Syndico.it fornisce solo la funzionalità di integrazione tecnica per facilitare l'invio, ma non gestisce né controlla i contenuti dei messaggi
-
L'Amministratore di Condominio è l'unico Titolare del trattamento per i dati dei tecnici e per le comunicazioni inviate tramite WhatsApp
Attivando l'integrazione WhatsApp, il mittente del messaggio, sia egli l'Amministratore di Condominio o l'intestatario del Sub-account conferma:
-
Di essere autorizzato a trattare i dati personali dei tecnici (nome, cognome, numero di telefono) in conformità al GDPR
-
Di aver acquisito il consenso dei tecnici al trattamento dei loro dati e all'invio di comunicazioni WhatsApp
-
Di rispettare i termini e condizioni d'uso di WhatsApp/Meta
-
Di essere consapevole che WhatsApp comporta trasferimenti di dati extra-UE gestiti da Meta secondo le proprie policy
Syndico.it non ha accesso ai contenuti delle conversazioni WhatsApp e non è responsabile del trattamento dei dati effettuato tramite l'applicazione WhatsApp.
8. Periodo di Conservazione
I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:
-
Account attivi: per tutta la durata del rapporto contrattuale
-
Dati tecnici per interventi: 5 anni dalla cessazione del rapporto o fino a revoca del consenso
-
Account cancellati: 30 giorni per backup, poi eliminazione definitiva
9. Diritti degli Interessati
Gli utenti hanno diritto di:
-
Accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma dell'esistenza di dati personali e loro copia
-
Rettifica (art. 16 GDPR): correggere dati inesatti o incompleti
-
Cancellazione (art. 17 GDPR): richiedere la cancellazione dei dati
-
Limitazione (art. 18 GDPR): limitare il trattamento in determinati casi
-
Portabilità (art. 20 GDPR): ricevere i dati in formato strutturato
-
Opposizione (art. 21 GDPR): opporsi al trattamento per motivi legittimi
-
Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato
Per esercitare tali diritti, contattare: amministrazione@coderit.it
È inoltre possibile proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
10. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Non è stato nominato un DPO in quanto non ricorrono le condizioni di cui all'art. 37 GDPR.
12. Modifiche alla Privacy Policy
La presente Privacy Policy può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti tramite notifica sulla Piattaforma o via email.
13. Contatti
Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali:
Email: amministrazione@coderit.it
Indirizzo: Coderit s.r.l. via Aosta 4, 20155 Milano
Data di prima pubblicazione: 08/11/2025
Ultima modifica: 08/11/2025
